Samenwerken op één site: contractor safety management in de praktijk

Dagelijks werken bij BASF 1500 werknemers van contractors; in sommige periodes kan dit zelfs oplopen tot 3000. Het aansturen van al die werkzaamheden en het waarborgen van de veiligheid vergt dan ook een grondige en systematische benadering. De aanpak bij BASF stoelt op een nauwe samenwerking met de contractors. Zo is er voor elke 'raam-contractor' (dat is een contractor met een meerjarig contract) een vaste BASF-persoon aangesteld die als peter fungeert voor een contractorfirma. De BASF-werknemer die de rol van peter opneemt, is steeds een vakingenieur. Dat maakt dat de peter vertrouwd is met de technische aspecten van het werk. Maar de rol van peter houdt nog veel meer in. Zo is hij voor de contractor een eerste aanspreekpunt. Bovendien is er ook een maandelijks of driemaandelijks overleg tussen de peter en de leidinggevenden van de contractorfirma. Tijdens zo'n overleg komt het onderwerp ‘veiligheid’ steeds aan bod.

Het waarborgen van de veiligheid van contractorwerkzaamheden begint al in een vroeg stadium, namelijk bij de selectie van een contractor. Het is cruciaal om een veilige contractor te kiezen; het VCA-certificaat helpt om die keuze te maken. Toch wordt bij BASF niet van alle contractors een VCA-certificaat gevraagd. 

De selectie van een contractor gebeurt immers op basis van een risicomatrix. Er wordt eerst nagegaan welke werkzaamheden de contractor op de site zal uitvoeren en wat de bijhorende risico’s zijn. Op basis daarvan wordt de contractor ingedeeld in een risicoklasse. Voor elk van deze klassen zijn er eisen bepaald. Voor de meest risicovolle werkzaamheden zal de contractor een VCA-P moeten voorleggen. Dit is bijvoorbeeld vereist voor aannemers die werkzaamheden uitvoeren in een operationele plant. In andere gevallen kan het een VCA** of een VCA* zijn. Soms wordt een VCA-certificaat echter ook niet opgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om aannemers voor groenonderhoud of administratief werk. 

 

Vooraleer een nieuwe contractor aan de slag gaat op de site, voert BASF ook een veiligheidsaudit uit bij de contractor. Deze audit is niet bedoeld om alle VCA-eisen opnieuw te controleren. Bij de audit ligt de nadruk op de specifieke werkzaamheden die de aannemer bij BASF zal uitvoeren en hoe het bedrijf zich zal organiseren (bv. samenstelling van de teams, en opleidingsniveau). Marc De Locht hecht veel belang aan het bezoek aan de contractor voor de veiligheidsaudit, omdat het een inkijk biedt in de manier waarop het bedrijf werkt en hoe veiligheid op de werkvloer wordt beleefd. Tijdens de audit wordt steeds een rondgang gedaan. Door naar de mensen op de werkvloer toe te stappen en vragen te stellen, wordt al snel duidelijk hoe er in de praktijk met veiligheid wordt omgesprongen. 

Het bezoek is ook een unieke kans om de dialoog met een aannemer aan te gaan. Het is immers belangrijk om van bij het begin de verwachtingen van beide partijen uit te klaren. Op die manier kunnen onaangename verrassingen en problemen verderop in het traject voorkomen worden.

Na de audit en het afsluiten van het contract, kunnen de werkzaamheden effectief voorbereid worden. In het kader van die voorbereiding vindt er zes tot acht weken voor de aanvang van de werken een veiligheidsoverleg plaats met de contractor om de afspraken en het lastenboek te overlopen. Een van die afspraken is dat het leidinggevend personeel van de contractor vertrouwd moet zijn met het systeem van werkvergunningen op de BASF-site. Het is de taak van de leidinggevenden die de teams aansturen, om erop toe te zien dat de werkvergunningen steeds in orde zijn, dat de voorwaarden van de vergunningen nageleefd worden en dat hun medewerkers goed geïnformeerd zijn. Elke leidinggevende moet daarom een eendaagse opleiding volgen van over het systeem van werkvergunningen. Daarna moet hij een test afleggen. Enkel als de leidinggevende slaagt voor deze test, kan hij daadwerkelijk vergunningsplichtige werkzaamheden aanvatten.

De opleiding over werkvergunningen wordt door BASF enkel in het Nederlands aangeboden. Marc De Locht benadrukt dat dit een bewuste keuze is. Er wordt immers aan de aannemers gevraagd om ervoor te zorgen dat de leidinggevenden het Nederlands voldoende beheersen. Dat de opleiding in het Nederlands gegeven wordt, is dus een bijkomende check om na te gaan of dit daadwerkelijk het geval is. Sommige aannemers onderschatten die eis op taalvlak echter. Het kan dus gebeuren dat een leidinggevende niet slaagt voor de test na de opleiding, omdat hij/zij het Nederlands onvoldoende beheerst. BASF houdt echter vast aan die eis vanuit de bekommernis dat veiligheid slechts kan verzekerd worden indien ook de communicatie op het terrein vlot verloopt. Daarom wordt aan contractors ook gevraagd om een communicatieplan op te stellen en dat zes weken voor de aanvang van de werken voor te leggen. Dit plan beschrijft de wijze waarop de aannemer de communicatie over veiligheid op de site zal aanpakken. Een overzicht van de talen die de medewerkers en de leidinggevenden spreken, vormt een onderdeel van dit communicatieplan. Op die manier tracht BASF de problematiek van anderstaligheid aan te pakken. Meer en meer anderstalige contractor-werknemers zijn aan de slag op de site. Het is dan van belang om een goed inzicht te hebben in de manier waarop de communicatie verloopt en hoe de hele keten met elkaar overlegt over veiligheidsaspecten.

Verzekeren dat werknemers van contractors communiceren over veiligheid, is één zaak. De medewerkers moeten echter ook weten hoe ze te werk moeten gaan. Daarom wordt nagegaan of ze de juiste vooropleiding kunnen voorleggen. Een contractorbedrijf dat bij BASF aan de slag gaat, krijgt vooraf een overzicht van de opleidingseisen die gesteld worden, in functie van de taken die de personen moeten uitvoeren. De opleidingen die verplicht worden in het kader van VCA maken daar inherent deel van uit. Om de opleidingseisen op te volgen, heeft BASF een online tool ontwikkeld waar ook de contractors toegang tot hebben. Contractors kunnen voor de aanvang van de werken alle gevraagde opleidingsattesten opladen in dit systeem. Na goedkeuring wordt de opleiding mee geregistreerd op het toegangspasje van de betrokken medewerker van de contractor. Het nakijken van de attesten, zeker als het om buitenlandse attesten gaat, vraagt heel wat tijd. Het is niet altijd makkelijk om uit te maken of een opleiding die gevolgd werd in het buitenland, overeenstemt met wat geëist wordt. In zo'n geval wordt aan de contractor gevraagd om de inhoud van de gevolgde cursus over te maken, zodat deze kan nagekeken worden door een vakingenieur en ook vergeleken kan worden met bijvoorbeeld de VCA-inhoud. Een ander belangrijk criterium om een buitenlands opleidingsattest te aanvaarden, is dat het om een extern gecertificeerde opleiding moet gaan.

De voorkeur is en blijft een VCA-erkende opleiding. Marc De Locht betreurt echter dat veel erkende opleidingsinstituten de stap naar anderstaligheid niet voldoende doorgedreven zetten waardoor vele buitenlandse arbeiders geen toegang hebben tot een uitstekend ontwikkeld opleidingspakket voor risicovolle taken.

Vooraleer contractor-werknemers een risicovolle taak of bepaalde toestellen (bv. een hoogwerker) willen gebruiken, moeten ze hun BASF-opleidingspasje voorleggen zodat ook op het terrein de opleidingseisen gecontroleerd kunnen worden. 

Het contractor-safety-managementsysteem bij BASF is zeker geen eenrichtingsverkeer waarin alles om eisen en toezicht draait. Overleg heeft een centrale rol. Zo wordt er vijf keer per jaar een overleg georganiseerd over contractor safety met alle contractors van diverse disciplines, telkens vertegenwoordigd door één disciplinevertegenwoordiger (bv. steigerbouw). Tijdens zo'n overleg wordt informatie uitgewisseld; contractors kunnen er ook ideeën aanreiken en zelf met voorstellen komen. 

Contractors worden daarnaast ook actief betrokken bij alle campagnes over veiligheid en gezondheid op het werk die uitgerold worden voor de eigen BASF-medewerkers. Marc De Locht benadrukt het feit dat bij BASF dagelijks 5000 mensen samen op één grote site samenwerken om de installaties en de productie draaiende te houden, mét de bedoeling om dat in de meest veilige omstandigheden te laten verlopen. Het zou dan ook niet logisch zijn om campagnes over veiligheid en gezondheid maar naar een deel van de aanwezige personen te richten.

Die aanpak sluit aan bij het feit dat BASF meer en meer streeft naar langdurige samenwerkingsverbanden. De looptijd van de contracten wordt almaar vaker uitgebreid naar vijf jaar. Het goed leren kennen van de systemen en de installaties op de site is een voorwaarde voor veilig werken. Contractors moeten de kans krijgen om hun activiteiten te ontplooien en hun veiligheidsbeleid te ontwikkelen. Het loont dus niet om na een periode van een jaar of enkele maanden op zoek te gaan naar een contractor die misschien aan een iets lagere prijs zal werken. Dat vraagt te veel tijd van beide partijen. Zowel voor de opdrachtgever als de contractor is het voordelig om te investeren in een samenwerking en in te zetten op veiligheid.

De VCA-eisen creëren een duidelijk kader voor aannemers. VCA reikt ook tools aan die aannemers helpen om het preventiebeleid om te zetten in praktijk en om de risico's te beheersen. Het benadrukt bijvoorbeeld het belang van het uitvoeren van een last minute risk analysis(LMRA). Bij BASF heeft dit geleid tot een evolutie waarbij opdrachtgever en contractors elkaar aanvullen en ook leren van elkaar. Het systeem van werkvergunningen op de BASF-site brengt met zich mee dat een contractor pas met de activiteiten kan starten als de vergunning en de bijhorende maatregelen in orde zijn. In de praktijk stelde men bij BASF vast dat de contractors daarbovenop systematisch een LMRA uitvoeren alvorens met het werk te starten, ook al is de vergunning in orde. Dat is nu eenmaal de praktijk voor een VCA-bedrijf. Die werkwijze heeft BASF nu overgenomen voor de eigen techniekers. Deze laatsten passen nu dezelfde manier van werken toe: met werkvergunningen én met LMRA’s.

Het principe ‘leren van elkaar’ ligt ook aan de grondslag van een initiatief dat recent werd opgezet: een demowerkplek. Marc De Locht vertelt hierover dat de contractors zelf met het idee kwamen. Zij gaven aan dat de opleiding van werknemers van contractors over site-specifieke onderwerpen praktischer en concreter kon. Tot voor kort werd de opleiding traditioneel gegeven. De contractors hebben daarop zelf een concept uitgewerkt voor een demowerkplek. In een hal zijn situaties nagebootst die site-specifiek zijn, zoals steigerbouw. Een steiger die op BASF gebouwd wordt, verschilt van een steiger bij andere grote opdrachtgevers. Elke opdrachtgever heeft zijn eigen standaard. Het heeft ontegensprekelijk voordelen als dit visueel kan gemaakt worden in een demowerkplek. In die demo-omgeving kunnen de contractor-werknemers leren door voorbeelden te bekijken of zelf taken uit te voeren onder begeleiding. De demowerkplek is nu uitgebouwd voor steigerbouw, isolatie en schilderwerken, maar er zijn al plannen om dit ook uit te rollen voor andere werkzaamheden, zoals pijpfitters.

Het STOP-mandaat illustreert het partnership tussen opdrachtgever en contractor. 

Om het met de woorden van Marc De Locht te zeggen: “Opdrachtgevers en contractors werken niet in een gescheiden wereld. Daarom kan je maar beter goed samenwerken.”